Digitação duplicada
Dados que chegam por e-mail ou formulário e são redigitados no sistema.
Automação de processos
Automação de processos para a equipe parar de copiar e colar
Tem tarefa que a sua equipe faz todos os dias e que poderia acontecer sozinha. A Exacta analisa como a empresa trabalha e desenvolve a automação para reduzir esse trabalho, sem interromper a operação.
O que é
Automatizar é fazer o computador cumprir as regras que já existem
Automação de processos é colocar em funcionamento automático uma sequência de passos que hoje alguém executa à mão: quando chega um pedido, cadastrar no sistema; quando vence uma fatura, avisar o cliente; quando um contrato é assinado, criar as tarefas da equipe.
A maior parte dessas regras já existe na cabeça de alguém ou em um procedimento escrito. A automação as torna explícitas, executa sempre do mesmo jeito e registra cada execução.
Quando a tarefa envolve ler ou interpretar texto, como e-mails, documentos ou mensagens, somamos inteligência artificial. Quando não envolve, usamos regras simples, que são mais baratas e previsíveis.
Problemas que resolve
Processos que costumam pedir automação
Lembretes esquecidos
Cobranças, renovações e retornos que dependem de alguém lembrar.
Documentos montados à mão
Propostas, contratos e relatórios preenchidos copiando de várias fontes.
Benefícios
Resultados esperados
Horas devolvidas
Tempo de tarefas repetitivas vira tempo para atendimento e vendas.
Menos erro
A regra é aplicada do mesmo jeito todas as vezes.
Velocidade
O próximo passo acontece em segundos, não no dia seguinte.
Visibilidade
Painel com o que foi executado, o que falhou e o que espera decisão.
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Exemplos de aplicação
Exemplos concretos
Lead do site no CRM
Formulário cria o contato, atribui responsável e envia mensagem de boas-vindas.
Cobrança com lembrete
Aviso antes do vencimento, no dia e depois, com parada automática quando o pagamento é identificado.
Onboarding de cliente
Contrato assinado gera pasta, tarefas da equipe e e-mail com próximos passos.
Triagem de e-mails
IA classifica mensagens recebidas e encaminha para a fila certa.
Relatório semanal
Indicadores reunidos de várias fontes e enviados toda segunda-feira.
Confirmação de agenda
Mensagem de confirmação um dia antes, com remarcação pelo próprio cliente.
Como funciona o projeto
Como automatizamos sem parar a operação
Detalhamos a abordagem no guia como automatizar processos sem interromper a operação.
- 01
Inventário de tarefas
Listamos as tarefas repetitivas, quanto tempo levam e com que frequência acontecem.
- 02
Priorização
Escolhemos as de maior retorno e menor risco para começar.
- 03
Automação em paralelo
A automação roda junto com o processo manual até provar que funciona.
- 04
Virada e monitoramento
Desligamos o manual e acompanhamos as execuções e exceções.
Integrações
Ferramentas que costumamos conectar
- Google Workspace
- Planilhas
- CRMs
- ERPs
- Gateways de pagamento
- Assinatura eletrônica
- Sistemas próprios
Segmentos atendidos
Automação por segmento
Diferenciais
O jeito Exacta de automatizar
Organizar antes de automatizar
Automatizar processo bagunçado só acelera a bagunça.
Fila e reenvio
Execuções com registro, nova tentativa em caso de falha e alerta quando algo para.
Regra simples quando basta
IA só onde ela é necessária, para manter custo e previsibilidade.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Preciso trocar meus sistemas para automatizar?
Normalmente não. A maioria das automações conecta ferramentas existentes por API, e-mail ou planilha.
Qual a diferença entre automação e IA?
Automação executa regras definidas. IA interpreta conteúdo, como textos e documentos. Muitos projetos usam as duas: a IA classifica e a automação executa.
E se a automação errar?
Toda execução é registrada. Exceções e falhas vão para uma fila de revisão humana, e o processo pode ser pausado a qualquer momento.
Por onde começar?
Pela tarefa mais repetitiva e com regra mais clara. O artigo como automatizar tarefas administrativas ajuda a identificar candidatas.
Para aprofundar
Artigos e guias
Automação
Como automatizar tarefas administrativas
Do inventário de tarefas à automação funcionando.
Automação
Como automatizar um escritório contábil
Documentos, solicitações, prazos e atendimento automatizados.
Guias
Como automatizar processos sem interromper a operação
Paralelo, virada gradual, plano de retorno e exceções.
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