O custo de software à medida depende do número de módulos e ecrãs, da complexidade das regras de negócio, das integrações (por exemplo, com o programa de faturação certificado), dos perfis de utilizador, da migração de dados e dos requisitos de segurança e RGPD. Depois de pronto, há custos de alojamento e manutenção. Um orçamento fiável só existe depois de mapear o processo.
Porque é preciso conversar antes de orçamentar
Dois sistemas "de gestão de reservas" podem ser muito diferentes: um regista reservas e altera estados; o outro calcula preços por época, coordena limpezas, liga-se a várias plataformas e envia relatórios a proprietários.
O que pesa no custo
Âmbito
Módulos, ecrãs e fluxos. Separe o essencial para a primeira versão do que pode vir depois.
Regras de negócio
Cálculos, exceções, aprovações. Regras escritas são mais rápidas de implementar do que regras que "dependem".
Integrações
Programa de faturação certificado, PMS, plataformas de reservas, pagamentos, e-mail. Cada uma tem esforço próprio e depende da API do outro lado.
Nota: em Portugal, as faturas devem ser emitidas por programas certificados pela Autoridade Tributária. O software à medida integra-se com esse programa; não o substitui.
Utilizadores e permissões
Gestor, operador, equipa de campo, cliente externo, proprietário. Cada perfil acrescenta regras.
Migração de dados
Folhas de cálculo e sistemas antigos precisam de limpeza e conferência.
Segurança e RGPD
Autenticação, permissões, registo de ações, cópias de segurança e tratamento adequado de dados pessoais.
Custos recorrentes
- Alojamento (servidor, base de dados, cópias de segurança).
- Manutenção corretiva e evolutiva.
- Serviços de terceiros (e-mail, mensagens).
- Suporte aos utilizadores.
Como obter um orçamento fiável
- Mapear o processo com quem o executa.
- Escrever o âmbito da primeira versão.
- Prototipar os ecrãs principais.
- Pedir orçamento por fase, com critérios de aceitação.
Como reduzir custos sem perder qualidade
- Começar pelo essencial e evoluir.
- Integrar em vez de reescrever o que funciona.
- Usar componentes prontos para o que é padrão.
- Decidir depressa nas aprovações.
Exemplo
Uma empresa de manutenção no Algarve quer sair das folhas de cálculo. A primeira versão inclui clientes, ordens de serviço, agenda de técnicos e registo no telemóvel com fotografia. Integração com a faturação e portal do cliente ficam para a segunda fase.
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