Para integrar sistemas, defina que dados devem circular e em que direção, escolha a fonte de verdade de cada dado, verifique o que cada sistema disponibiliza (API, webhooks, exportação), mapeie campos, trate erros e duplicados e monitorize cada sincronização. Em Portugal, a integração com o programa de faturação certificado é muitas vezes central.
O sintoma
A mesma encomenda é introduzida na loja online, no programa de faturação e numa folha de cálculo. Ou alguém exporta relatórios de três sistemas para montar um número no fim do mês. São sinais de que as pessoas estão a fazer de ponte entre sistemas.
Formas de integrar
- API: a forma mais robusta, quando existe e está documentada.
- Webhooks: avisos automáticos quando algo acontece.
- Ficheiros: exportação e importação de CSV, XML ou SAF-T, manual ou agendada.
- Base de dados: leitura direta, em último caso e com autorização.
Passos
- Fluxos: que dados vão de onde para onde.
- Fonte de verdade: um sistema manda em cada tipo de dado.
- Capacidades: documentação, limites e custos de cada API.
- Mapeamento: campos, formatos de data, códigos de produto e taxas de IVA.
- Erros e duplicados: filas, reprocessamento e idempotência.
- Monitorização: painel, alertas e registo.
A faturação certificada
Em Portugal, as faturas são emitidas por programas certificados. Muitas integrações passam por aí: a loja online envia a encomenda e o programa emite a fatura, ou o sistema interno lê os documentos emitidos. A viabilidade depende da API do programa usado.
Plataformas de automatização ou integração à medida?
Plataformas prontas funcionam bem para fluxos simples entre aplicações populares. Integrações à medida fazem sentido com volume elevado, regras complexas ou sistemas sem conectores.
Exemplo
Uma empresa de distribuição liga a loja B2B ao programa de faturação e ao CRM: a encomenda gera fatura, o stock atualiza a loja e o comercial vê o histórico no CRM. Deixa de haver três introduções manuais.
Ver integração de sistemas e como contratar desenvolvimento de software.